Korzyści z obsługi informatycznej dla firm
Outsourcing IT do strony trzeciej może zapewnić wiele korzyści dla firm. Dzięki temu firmy mogą być na bieżąco z nowymi technologiami i potrzebami biznesowymi. Daje im to również korzyści w postaci trzeciego zespołu ekspertów technicznych, którzy rozumieją nowe sposoby wykorzystania IT. Niestety, bardzo niewiele firm posiada taki trzeci zespół. Firmy, które nie mają takiego zespołu, często kończą płacąc za swoje IT więcej niż powinny. Dzieje się tak, ponieważ dostawcy zawsze próbują sprzedać technologie i usługi, które nie są zawarte w podstawowej umowie.
Koszt
Istnieje kilka czynników, które decydują o kosztach obsługi informatycznej firm. Jednym z tych czynników jest charakter umowy outsourcingowej. Rodzaj świadczonej usługi również będzie determinował koszt. Outsourcing jest często wykonywany z wykorzystaniem podejścia projektowego, co oznacza, że dostawca outsourcingu będzie odpowiedzialny za rozwój oprogramowania, zarządzanie projektem i zapewnienie jakości.
Jednym z największych wyzwań dla klientów outsourcingu IT jest to, że nie są w stanie określić pełnego kosztu usług, które otrzymują. Dostawca usług ma niewielką motywację do ujawniania wszystkich kosztów, więc klient musi śledzić koszty. Ponadto wiele firm odchodzi od tradycyjnych modeli IT w kierunku rozwiązań chmurowych i modeli typu „wszystko jako usługa”. Firmy przyjmują również nowe sposoby pracy, aby zapewnić sobie zwinność w cyfrowym świecie.
Koszty outsourcingu IT mogą się drastycznie różnić w zależności od kraju. Na przykład w Ameryce Północnej stawki za rozwój oprogramowania mogą wynosić nawet 100 USD za godzinę. Tymczasem stawki za tę samą usługę w krajach o niskich kosztach mogą wynosić zaledwie 30-40 USD za godzinę. Istnieje wiele powodów tego zróżnicowania, w tym różnice w zarobkach i kosztach utrzymania. Ponadto kraje o niskich kosztach często oferują jakość poniżej normy, a różnice kulturowe i strefy czasowe mogą utrudniać komunikację między klientem a dostawcą usług outsourcingowych.
Bezpieczeństwo
Kiedy firma doświadcza wzrostu, często potrzebuje dodatkowej infrastruktury IT, która musi być monitorowana i chroniona. Wewnętrzne zespoły bezpieczeństwa mają ograniczone możliwości i mogą być kosztowne w zarządzaniu, dlatego najlepiej jest zlecić ochronę dostawcy usług bezpieczeństwa. W ten sposób mogą one skalować swoje operacje bezpieczeństwa w miarę potrzeb bez ponoszenia kosztów i ryzyka związanego z nabyciem przestarzałej technologii.
Outsourcing ochrony może sprawić, że firmy poczują się bezpieczniej, ale są pewne względy, które należy wziąć pod uwagę przed przekazaniem tej kluczowej roli. Po pierwsze, trzeba mieć pewność, że dostawca usług bezpieczeństwa spełnia wysokie standardy. Outsourcing może również wprowadzić pojedynczy punkt awarii, więc upewnij się, że masz dostęp do lokalnych kopii zapasowych i przygotuj się na wypadek utraty danych.
Outsourcing cyberbezpieczeństwa jest często tańszy niż bezpieczeństwo wewnętrzne, ponieważ dostawcy usług bezpieczeństwa mają korzyści skali. Mogą oni również oferować rozwiązania typu multi-tenant, co oznacza, że dostawca usług bezpieczeństwa będzie musiał zapłacić tylko raz za rozwiązanie wykorzystywane przez kilku klientów. Innym powodem, dla którego warto rozważyć outsourcing bezpieczeństwa jest to, że cyberbezpieczeństwo jest dziedziną rozwijającą się, co oznacza, że firmy zajmujące się bezpieczeństwem stale wprowadzają innowacje i tworzą najnowocześniejsze rozwiązania.
Prywatność
Prywatność jest coraz ważniejszą kwestią podczas outsourcingu IT dla firm. Różni się ona w zależności od kraju, więc ważne jest, aby zrozumieć obowiązujące przepisy dotyczące prywatności przed rozpoczęciem outsourcingu. Unijne ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR) i kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA) to dwa ostatnie przykłady globalnych regulacji, które kładą duży nacisk na prywatność danych. Te nowe przepisy wymagają od firm śledzenia danych osobowych przez całą drogę wstecz i kontrolowania wszelkich podwykonawców. Jeśli tego nie zrobią, grozi im grzywna w wysokości nawet 4 procent ich globalnego przychodu.
Ryzyko związane z ochroną prywatności stanowi szczególne wyzwanie w przypadku zlecania obsługi informatycznej firm dostawcom zagranicznym. W przeciwieństwie do outsourcingu na miejscu, często trudno jest zapewnić odpowiednie fizyczne bezpieczeństwo danych. Dodatkowo, dostawcy z innych krajów mogą zlecać część pracy mniejszym dostawcom we własnym kraju. Ponieważ dostawcy ci mogą mieć siedziby w wielu krajach, ważne jest, aby ustalić, czy podlegają oni prawom prywatności danych w danym kraju. Na przykład, Indie nie mają formalnego prawa dotyczącego prywatności danych.
Chociaż przepisy dotyczące prywatności są ważne, niewiele z nich dotyczy transakcji outsourcingowych. Grupy ochrony konsumentów wyraziły obawy, że nasze prawa do prywatności wymykają się spod kontroli. Jednak ostatnio Kongres uchwalił nowe prawa mające na celu ochronę osób fizycznych. Na przykład ustawa Gramm-Leach-Bliley reguluje sposób wykorzystania informacji finansowych. Natomiast ustawa o przenoszeniu i odpowiedzialności za ubezpieczenia zdrowotne (Health Insurance Portability and Accountability Act) chroni informacje o stanie zdrowia.
Wygoda
Outsourcing IT jest korzystny dla firm, ponieważ pomaga im zaoszczędzić pieniądze. Outsourcowane usługi IT dla firm zwykle pobierają stałą miesięczną opłatę, co czyni je bardziej opłacalnymi niż zatrudnianie wewnętrznych zasobów. Nie pobierają również dodatkowych opłat za przerwy w transmisji danych i szkolenia. To zwalnia wewnętrzne zasoby, aby skupić się na rozwijaniu działalności firmy.
Outsourcing to doskonała opcja dla firm potrzebujących wsparcia i wiedzy z zakresu IT. Wiele firm ma trudności ze znalezieniem wykwalifikowanych specjalistów do swoich działów IT. Rekrutacja specjalistów IT wiąże się z wieloma trudnościami i kosztami, co czyni outsourcing bardziej opłacalną opcją. Dodatkowo, większość firm nie ma czasu na rozwijanie pełnego działu IT, co czyni outsourcing idealnym rozwiązaniem.
Outsourcing może również sprawić, że firmy będą bardziej wydajne. Może pomóc zmniejszyć koszty operacyjne i ogólne oraz zwiększyć zyski. Zatrudnianie pracowników na pełen etat wymaga dużych nakładów, w tym wynagrodzeń i kosztów towarzyszących, takich jak podatki i ubezpieczenia. Trzeba ich również szkolić i zapewnić im najnowsze oprogramowanie, aby byli na bieżąco.
Praca z trzecim zespołem ekspertów technicznych
Wiele firm nie wykorzystuje w pełni możliwości swojego IT i często konieczne jest zlecenie pewnych funkcji zewnętrznemu dostawcy, aby zapewnić spełnienie ich potrzeb. Usługi outsourcingu IT oferują wiele korzyści, od odciążenia rutynowych prac nad systemem komputerowym po zapewnienie całodobowego monitorowania bezpieczeństwa cybernetycznego. Może to uwolnić zasoby wewnętrzne i zmniejszyć koszty, zapewniając jednocześnie specjalistyczne talenty i wskazówki. Większe operacje mogą nawet przejść na współzarządzane środowisko IT.
Zespoły outsourcingowe zapewniają 360-stopniowe podejście do projektów oprogramowania. Mogą również zapewnić wsparcie dla projektów technologicznych. Na przykład, marka eCommerce może nie mieć zasobów, aby zatrudnić cały dział technologiczny. Ale zespół outsourcingowy będzie w stanie zapewnić wsparcie techniczne potrzebne do zarządzania potrzebami biznesowymi.
Kontraktowanie w oparciu o czas i materiały jest elastyczną formą outsourcingu IT. W przeciwieństwie do kontraktów ze stałą ceną, ta metoda kontraktowania pozwala na zmiany wymagań i harmonogramu projektu. Dodatkowo, ten typ umowy pozwala klientowi na monitorowanie postępów projektu. Jest to szczególnie korzystne dla mniejszych firm i startupów.
Podczas gdy umowy o stałej cenie mają swoje plusy i minusy, są one również najtrudniejsze do wdrożenia. Ważne jest, aby zrozumieć, że rynek usług outsourcingu IT stale się zmienia i że rodzaj projektu, który wybierzesz, zależy od jego złożoności. W związku z tym, umowa o stałej cenie pozwoli Ci uzyskać stałą cenę za wstępny projekt, podczas gdy umowa oparta na czasie i materiałach będzie wymagała od Ciebie zapłaty tylko za wykonaną pracę.
Kolejną zaletą kontraktacji opartej na czasie i materiałach jest to, że jest ona elastyczna i przewidywalna. Jest on często stosowany, gdy strona wynajmująca nie wie dokładnie, czego będzie potrzebować.
Krótkoterminowe umowy na obsługę informatyczną dla firm są zazwyczaj tańsze niż umowy długoterminowe. Dzieje się tak dlatego, że pozwalają one na większą elastyczność po obu stronach. Jednak umowy krótkoterminowe mogą być bardziej ryzykowne, ponieważ dostawca może być mniej skłonny do włożenia dodatkowego wysiłku w celu zapewnienia wysokiej jakości usług. W związku z tym ważne jest, aby dokładnie rozważyć, czy umowa krótkoterminowa jest właściwą opcją dla Twojej organizacji.
Wymierny kontrakt zabezpiecza przed ryzykiem związanym z umowami na czas nieokreślony. Zapewnia, że strony pracują na rzecz wspólnych i uzupełniających się celów. Na przykład, firma i dostawca mogą podzielić się zyskami ze sprzedaży konkretnej aplikacji. Daje również obu stronom możliwość wykorzystania potencjalnego kontraktu jako strategii kija i marchewki.
Utworzona w firmie grupa zadaniowa ds. informatyki nakreśliła strategię informatyczną i złożyła oferty u różnych dostawców. Dla każdej usługi poszukiwano oddzielnych ofert i wybrano stosunkowo krótkoterminowy kontrakt outsourcingowy. Dzięki temu firma mogła wykorzystać szczególne atuty różnych dostawców i uniknąć możliwości wyboru jednego dostawcy do zbyt wielu projektów.
Monitorowanie wydajności zespołu outsourcingowego jest krytycznym elementem sukcesu projektu outsourcingowego. Najlepszym sposobem na to jest regularna ocena pracy zespołu, szczególnie w odniesieniu do jakości dostarczanych przez niego wyników. Choć może się to wydawać trudne, jest to niezbędne, aby upewnić się, że zespół dostarcza najlepszych możliwych wyników.
Zarządzanie zespołem korzystającym z outsourcingu wymaga zrozumienia jego kultury pracy i zapewnienia mu narzędzi potrzebnych do wykonania wysokiej jakości pracy. Na przykład, jeśli nie znają oni Twoich produktów lub usług, musisz dać im odpowiedni czas na zapoznanie się z nimi. Następnie, musisz również zadbać o dostarczenie im pozytywnych informacji zwrotnych. W ten sposób poczują się docenieni i zmotywowani, a ich wydajność wzrośnie.
Powinieneś również ocenić ich umiejętności komunikacyjne. Idealnie byłoby, gdyby zespół znał procesy Twojej firmy i bezproblemowo współpracował z Twoimi. Powinieneś być w stanie komunikować się z nimi za pomocą różnych metod, w tym Skype, Hangouts, a nawet VoIP.
Dane adresowe:
AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]
